Svaka korporativna proslava je događaj od posebne važnosti za firmu koja je organizuje, budući da njeni očekivani efekti obično prevazilaze sam događaj koji je povod za nju. Savršena organizacija nezaboravne korporativne proslave podrazumeva čitav spektar aktivnosti koje je nužno preduzeti i na vreme obaviti. Jedino u koordinaciji svih zaduženih internih službi i spoljašnjih saradnika, uz blagovremeno planiranje, realno je nadati se ostvarenju postavljenog cilja.
Organizacija korporativnih proslava počinje trenutkom određivanja neposrednog povoda. Od samog povoda zavisi fizionomija proslave, broj i struktura zvanica, prostor za korporativne proslave koji će se koristiti, kao i budžet, vreme i mesto održavanja, izbor eventualnih materijala vezanih za događaj. Pročitajte kako da s lakoćom i bez stresa organizujete korporativnu proslavu.
Korporativne proslave vezane za značajne datume i za poslovne uspehe
Proslava firme može biti vezana za neke značajne datume kao što su godišnjica osnivanja, bilo da je samo jedna u nizu, ili pak „okrugli“ jubilej, te godišnjica dobijanja značajnog priznanja. Možda vaša kompanija ima veliki uspeh na koji se valja podsetiti, kojim se vredi pohvaliti i posle nekog vremena i koji može biti podstrek za buduće napore i rezultate.
Proslavite ostvarenje partnerstva vrednog pažnje, koje zaslužuje podizanje na viši nivo i na ovaj način. Razlog za slavlje je svakako poširenje poslovanja, kao konstatacija postignuća, ali i kao poziv novim saradnicima i poslovnim partnerima za saradnju, zajednička ulaganja ili istraživanja.
Proslavu zaslužuje jubilej vlasnika, direktora ili stručnjaka. Osim što pokazuje brigu o čoveku, ovakav vid proslave daje motivaciju i ostalim zaposlenima, uz uverenje da nijedan napor nije uzaludan i da se primeti kad-tad.
Nova godina, Božić ili Uskrs su praznici i datumi čija se proslava u mnogim firmama organizuje upravo u cilju jačanja korporativnog duha, zajedništva i održanja kolektiva kao funkcionalne sredine.
Povod mogu biti i određena očekivanja da se razvije kolektivni duh kroz korporativnu zabavu samo za zaposlene u firmi. Uvek možete napraviti proslavu za eksterne saradnike i partnere, posebno za strane partnere od kojih se očekuje još bolji nastavak i unapređenje saradnje, ostvarivanje čvršćih veza i jačeg partnerstva.
Vreme i mesto održavanja proslave firme, koncept proslave, budžet
Korporativna proslava je poslovni događaj čija fizionomija zavisi od samog povoda za njeno organizovanje, planiranog broja i strukture zvanica, raspoloživog (planiranog) budžeta. U zavisnosti od ovih bitnih činjenica, definišu se vreme i mesto održavanja. To može biti radni dan ili neki poseban datum, termin u okviru radnog dana ili večernji termin. Što se prostora tiče, moguće je birati prostorije institucije koja organizuje poslovni događaj, običan ili ekskluzivan restoran, sala za iznajmljivanje, poseban postor za korporativne proslave.
Izbor adekvatnog prostora za korporativnu proslavu uslovljen je nivoom samog događaja, brojem zvanica, kao i potrebnim tehničkim uslovima za određene planirane aktivnosti (oprema za projektivanje, prostor za eventualnu izložbu dobijenih priznanja ili proizvoda… sve ono što je uslovljeno kreiranim konceptom same proslave).
Štampa, osoblje, ketering su važni
Prilikom planiranja korporativne proslave posebno je potrebno voditi računa o blagovremenom obezbeđenju svega onoga što se očekuje na jednom ovakvom događaju.
Obezbedite sve tipove potrebnog štampanog materijala, od eventualnih letaka i prospekata, preko majica, olovaka, rokovnika, kalendara – ukoliko je reč o novogodišnjoj proslavi, kao i plaketa i zahvalnica pa sve do postera.
Izaberite moderatora, angažujte prevodioce, fotografe i snimatelje koji će zabeležiti posebne trenutke korporativne proslave. Obezbedite posluženje – hranu i pića, u zavisnosti od koncepta proslave firme, strukture zvanica i datuma kada se ona održava. Imajte na umu da će posluženje biti drugačije kada su među zvanicama i stranci, pripadnici drugih veroispovesti, kao i da li se obeležavaju posebni datumi kao što su Nova godina, Božić, Uskrs, da li se proslava održava u vreme posta.
Za svaki od navedenih segmenata proslave firme moguće je zadužiti zaposlene u njoj, koji imaju organizatorske sposobnosti i mogu odgovoriti svakom postavljenom zadatku. U određenim uslovima institucija koja organizuje korporativnu proslavu angažuje firmu specijalizovanu za realizaciju ovakvih događaja, kojoj se može poveriti celokupan posao. Ili se, pak, obaveze u realizaciji proslave firme raspodele između zaposlenih u toj firmi, spoljnih saradnika i menadžmenta kluba za izdavanje ili agencije koja se profesionalno time bavi.
Na šta bi još trebalo obratiti pažnju
Prilikom izbora objekta u kojem bi trebalo organizovati korporativnu proslavu, nužno je voditi računa i o lokaciji kao i o njenoj pristupačnosti, a i postojanju dovoljnog broja parking mesta, posebno kada su u pitanju eksterne zvanice. Nužno je, ukoliko se proslava odvija u kasnim večernjim satima, povesti računa o tome da pristojan hotelski smešta bude na dohvat ruke zvanicama koje nisu iz tog mesta.
Raspored sedenja je posebno osetljiva tema kojoj je neophodno posvetiti puno pažnje. Mnoge zvanice očekuju da sede za stolom sa zvanicama jednakog ranga, nezavisno od toga što su na događaj pozvani i neki njihovi saradnici.
Ukoliko je za proslavu firme planirana i muzika, potrebno je povesti računa o strukturi zvanica i njihovim specifičnim ukusima. Jedan bend će biti idealan za proslavu na kojoj su samo zaposleni, ali apsolutno nepoželjan za onu kojoj će prisustvovati i stranci. Drugačiji je izbor muzike, jačina ozvučenja i sve ostalo vezano za muziku, kada su u pitanju zvanice koje se međusobno poznaju, a drugačiji kada se računa i na zvanice koje nikoga među prisutnima ne poznaju. U svakom slučaju, nužno je da određeni broj ljudi sopstveno zadovoljstvo podredi obavezama i zadacima, da bi se korporativna proslava pamtila po uspešnosti i savršenom osećaju koji sa nje ponesu zvanice. I da ta proslava firme donese one efekte zarad kojih je i organizovana.